E-Arşiv; faturalarınızın nüshasının elektronik ortamda oluşturulmasını ve 10 yıl boyunca elektronik ortamda muhafaza edilmesini sağlayarak ihtiyaç halinde ibraz edilebilmenize imkan veren resmi, hukuki ve ticari belgelerin elektronik ortamda yasal geçerli ve güvenli bir şekilde saklanmasını ve istendiğinde belgelerin ulaşılabilir olmasını sağlayan hizmettir.

E-arşiv;

E-fatura sistemine dahil olmayan kurumlar ve kişilere eletronik ortamda fatura gönderilebilmesini, ayrıca gönderilen faturaların saklanmasını sağlar.

E-Arşiv sistemine geçiş yapabilmek için, mükelleflerin öncelikle E-Fatura sistemine geçiş yapmaları gerekiyor. 

E-Fatura ve E-Arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra E-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize E-Arşiv faturası gönderebilirsiniz.

E-arşiv sistemi E-fatura sistemini tamamlayıcı bir konumdadır.

E-fatura sistemi içinde gömülü olan bir E-arşiv sistemi hızlı ve efektif işleyen faturalaşma süreçlerine E-arşiv faturalarını da dahil ederek, aynı verimliliği kapsamı daha geniş bir platform üzerinde minimum iş yükü ile realize edebilir.

Böylece kullanıcılar süreçlerini Gelirler İdaresi’nin oluşturduğu mevzuat doğrultusunda düzenleyebilecekleri gibi operasyonel açıdan da faturaların oluşturulması, gönderimi, listelenmesi, düzeltilmesi veya iptali gibi işlemlerde kullanılan E-arşiv çözümünün sağladığı; E-arşiv faturasının cari üzerinden otomatik olarak oluşması, 7 iş günü kontrolü, otomatik ters kayıt ve onay bildirimi gibi akıllı algoritmalar ile verimliliği yüksek bir platform elde edebileceklerdir.

E-dönüşüm çerçevesinde kapsam devamlı genişlemektedir. 2016 yılı içerisinde E-fatura ve E-defter sistemine 50.000 kullanıcının dahil olması beklenmektedir. Bu da yıllık yaklaşık 1,2 milyar E-fatura öngörüsü anlamına geliyor. Bu kapsamda bakıldığında E-dönüşüm kapsamı içinde yer alan firmaların müşterileri karşısında hızlı aksiyon alabilmesi ve bu hızlı gelişime ayak uydurabilmesi için E-dönüşüm servislerini doğru uyarlamalarla ERP sistemleri ile konuşturmaları gerekmektedir. Buna örnek olarak E-fatura olarak gelen bir faturanın ERP içerisinde bu sistem üzerinden muhasebeleşmesini gösterebiliriz. Buna ek olarak, satış tarafından kesilen bir faturanın müşteriye bakılarak E-arşiv faturası şeklinde kesilmesi gerektiğinin sistem tarafından bilinmesi ve tanımlı e-maile E-arşiv faturasının gönderilmesi yine başka bir örnek olabilir. Belirlenen sürecin mobil platformlarda çalışabilmesi ise iş hayatındaki hızlı geri bildirimler dolayısı ile artık vazgeçilmez bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır.

Kağıt fatura basma gönderme maliyeti tamamen ortadan kalkar.

Odalar dolusu klasörlenmiş fatura arşivleri tarih olur

Otomasyona geçen elektronik sistemler ile hata oranı azalır

Muhasebe süreçlerinde hız artar, zamandan tasarruf sağlanır.

Her yıl yüzbinlerce ağacın kesilmesi engellenir.

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2015 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 Milyon TL ve üzerinde olan mükellefler en geç 01 Ocak 2017 tarihine kadar e-arşiv uygulamasına geçmek zorundadırlar. E-fatura mükellefi olan ve yukarıda belirtilen şartların dışında olan şirketler de e-arşiv sistemine geçiş yapabilirler.

Kapsam ve Geçiş Yöntemleri;

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv uygulaması, şirketlerin vergi mükellefi olmayan tüketicilere  ve e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine kestikleri faturaların elektronik ortamda hazırlanması, gönderilmesi ve arşivlenmesi ile ilgili faaliyetleri düzenliyor. Söz konusu e-Arşiv tebliği, müşterinin isteği doğrultusunda gerçek kişilerin mal ve hizmet alımlarında faturanın elektronik ortamda iletilmesine imkân sağlıyor. Böylelikle müşterilere hem zamandan tasarruf sağlıyor hemde maliyetlerini azaltıyor.

E-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

E-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler, kendilerine uygun, aşağıda yer alan yöntemlerden birini seçebilirler.

Bu yöntemler;

·Özel Entegrasyon Yöntemi;Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv Uygulamasından yararlanma yöntemidir.

·Özel Entegrasyon Yöntemi ile Başvuru; Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. E-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.

·Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi;Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabildikleri yararlanma yöntemidir.